Privacyverklaring voor Insights Online

Welkom bij Insights Online! Zorg dat je deze privacyverklaring hebt gelezen en begrepen voordat je hier persoonlijke informatie deelt over jezelf of anderen. Als je persoonsgegevens verstrekt over of namens iemand anders, vertel die persoon dan welke informatie je precies met ons deelt en verwijs hem/haar naar deze verklaring voordat je die gegevens aan ons doorgeeft. Je mag geen persoonsgegevens aan ons vertrekken als je daar niet toe gemachtigd bent.

Deze privacyverklaring bevat belangrijke informatie over wie we zijn en over hoe en waarom we jouw persoonsgegevens verzamelen, bewaren, gebruiken en delen. We leggen hier ook uit wat jouw rechten zijn en wat je kunt doen als je een vraag of een klacht hebt met betrekking tot je persoonsgegevens.

We willen dat je goed geïnformeerd bent over hoe en waarom we je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Aarzel daarom niet om contact met ons op te nemen als je een vraag, zorgpunt of verzoek hebt (je rechten worden verderop in deze tekst toegelicht). Je kunt de Insightsverantwoordelijke voor gegevensbescherming (‘Data Protection Officer’) rechtstreeks bereiken via dpo@insights.com

We proberen onze processen continu te verbeteren. Dit kan betekenen dat we deze privacyverklaring zo nu en dan aanpassen. We raden je dan ook aan om de website en onze privacyverklaring regelmatig te checken. Zo ben en blijf je volledig op de hoogte van eventuele wijzigingen die jou aangaan.

Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op Insights Learning and Development Limited, een in Schotland geregistreerde onderneming (SC107074) met maatschappelijke zetel in Terra Nova, 3 Explorer Road, Technology Park, Dundee, DD2 1EG, Schotland én op al haar dochterondernemingen en gelieerde bedrijven (gezamenlijk ‘Insights’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’). Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de activiteiten van entiteiten die Insights niet in eigendom heeft of waarover Insights geen zeggenschap heeft.

Wij verzamelen, gebruiken en zijn verantwoordelijk voor bepaalde persoonsgegevens van jou. Alle persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken, worden behandeld conform de geldende privacywet- en regelgeving. Wij zijn de Verwerkingsverantwoordelijke voor die persoonsgegevens. Dit betekent dat we ons houden aan zowel de UK Data Protection Act 2018 als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) die in mei 2018 van kracht werd in de Europese Unie. Het is mogelijk dat we ook verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens die je deelt met een van onze dochterondernemingen, op basis van de plaatselijke privacywet- en regelgeving.

Als je een klant bent van een Insightsdistributeur of – partner, lees dan ook de privacyverklaring van die distributeur of partner. Het is mogelijk dat zij jouw persoonsgegevens voor eigen doeleinden gebruiken, maar dan moeten ze daarvoor wel een rechtmatige grondslag hebben. Insights is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van haar distributeurs of partners die als onafhankelijke gegevensbeheerder optreden.  Als onafhankelijke gegevensbeheerder bepalen zij zelf met welk doel en op welke manier zij persoonsgegevens verwerken. En als ze dat doen, dan moeten zij er zelf voor zorgen dat ze daarvoor een rechtmatige grondslag hebben. Zij zijn verplicht om jou te informeren als ze je persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruiken dan in deze verklaring zijn opgenomen. Dit zullen ze hoogstwaarschijnlijk doen via hun eigen privacyverklaringen.

Weet je niet zeker of je toegang hebt tot Insights Online via ons of via een externe partij? Neem dan gerust contact met ons op; we helpen je graag verder.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op jouw gebruik van Insights Online én op de manier waarop wij via het Insights Online-platform persoonsgegevens van jou verzamelen, bewaren en gebruiken.

Wat is Insights Online?

Insights Online is het platform waarop je je sessies met Insights kunt voorbereiden en beheren. Het is een administratief hulpmiddel voor taken die betrekking hebben op en nodig zijn voor het organiseren en faciliteren van Insightssessies en het genereren van Insightsproducten, zoals profielen en teamwielen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Over het algemeen verzamelen we de persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je je registreert voor of gebruik maakt van Insights Online. We verzamelen echter soms ook persoonsgegevens van andere bronnen, bijvoorbeeld je werkgever, collega’s of bepaalde externe partijen, zoals distributeurs of partners. Bijvoorbeeld: Je organisatie kan ons je naam en contactgegevens geven zodat wij onze producten en diensten kunnen leveren conform de overeenkomst die we met je werkgever zijn aangegaan. Maar hoe we ook je persoonsgegevens verzamelen, we doen dat altijd conform de bepalingen in deze privacyverklaring.

Wanneer je Insights Online opent of gebruikt, kunnen we de volgende informatie verzamelen:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Specifieke Insightsrol (bijvoorbeeld Client Practitioner of Beheerder); en
• Je kleurrijke voorkeur (optioneel).

Deze persoonsgegevens hebben we nodig om jou, je organisatie of je werkgever onze producten en diensten te kunnen leveren, en voor andere doeleinden zoals beschreven in deze verklaring. Als je ons niet de gevraagde persoonsgegevens geeft, kan het langer duren of is het voor ons onmogelijk om (sommige) producten en diensten te leveren of zul jij er geen optimaal gebruik van kunnen maken.

Hoe verzamelen wij je persoonsgegevens?

Over het algemeen verzamelen we de persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je je registreert voor of gebruik maakt van Insights Online. We verzamelen echter soms ook persoonsgegevens van externe partijen, bijvoorbeeld:

• je werkgever of organisatie (bijv. we krijgen je e-mailadres van een collega of werkgever wanneer die je uitnodigt voor een bepaalde event of voor Insights Online);
• een geaccrediteerde Insightspractitioner of -klantbeheerder (bijv. wanneer ze willen dat jij gebruikt kunt maken van Insights Online); en
• onze partners of distributeurs die Insights gebruiken als onderdeel van hun producten en diensten.

De enige informatie die je werkgever, organisatie of Insightspractitioner aan ons mag verstrekken is je naam en zakelijke e-mailadres. Deze informatie gebruiken wij om je uit te nodigen om Insights Online te openen en te gebruiken.

Cookies

We gebruiken cookies als je Insights Online opent. We doen dit volgens ons cookiebeleid.

Hoe en waarom gebruiken wij je persoonsgegevens?

Volgens de privacywet- en regelgeving mogen we alleen persoonsgegevens gebruiken als we daar een geldende reden voor hebben, bijvoorbeeld:

• Voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen.
• Het naleven en/of uitvoeren van onze contractuele verplichtingen zoals beschreven in de overeenkomst die we met jou zijn aangegaan of de stappen die we op jouw verzoek moeten ondernemen om tot een dergelijke overeenkomst te komen;
• Handelen binnen de rechtmatige belangen van ons of een externe partij; of
• Doeleinden waarvoor jij expliciet toestemming hebt gegeven;

Voorbeeld van rechtmatige belangen is als we een zakelijke of commerciële reden hebben om jouw persoonsgegevens te gebruiken, op voorwaarde dat we daarmee niet jouw rechten en belangen schaden.

Onderstaande tabel legt uit hoe en waarom we persoonsgegevens via Insights Online gebruiken:

Canada PIPEDA

Indien je in Canada gevestigd bent, en dus beschermd door PIPEDA, zullen we waar nodig expliciet je toestemming vragen om je gegevens te verwerken. Wij kunnen je toestemming ook veronderstellen indien toestemming redelijkerwijs kan worden afgeleid uit je handelingen of niet-handelingen. Om de juiste vorm van toestemming te bepalen, houden we rekening met de gevoeligheid van de persoonsgegevens, de redenen waarom we ze verzamelen en de redelijke verwachtingen van jou als betrokkene. Wanneer we persoonsgegevens voor een nieuw doel gebruiken, zullen we dat nieuwe doel documenteren en opnieuw om toestemming vragen.

In dat geval zullen we je, voordat je Insights Online opent, een kopie van onze meest recente privacyverklaring verstrekken en je vragen te bevestigen dat je deze hebt gelezen en begrepen. Open Insights Online alleen maar als je akkoord bent met de doeleinden en de manier waarop wij je persoonsgegevens gebruiken en verwerken, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wanneer we uitgaan van impliciete toestemming, zullen we je persoonsgegevens uitsluitend verwerken op de manier die wordt beschreven in deze privacyverklaring (die met enige regelmaat kan worden gewijzigd).

We attenderen je erop dat de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, vanuit Canada kunnen worden doorgegeven aan het Verenigd Koninkrijk of de Europese Unie. Dit wordt behandeld in het onderdeel over gegevensoverdracht.

California Consumer Privacy Act (CCPA) - 'Verkopen van persoonlijke gegevens'

Indien je in Californië gevestigd bent, bevestigen we dat we je persoonsgegevens niet aan externe partijen verkopen, conform de CCPA-privacywet.

We kunnen echter wel, conform de CCPA, je persoonsgegevens delen met externe partijen die partners, dienstverleners of andere derden zijn (zie hierboven), op voorwaarde dat die partijen overeenkomsten met ons hebben gesloten over het gebruik van persoonlijke gegevens.

Wanneer we je persoonsgegevens verwerken, doen we dit in overeenstemming met deze privacyverklaring en alle geldende wettelijke bepalingen.

Hoe en waarom gebruiken wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens?

Volgens privacywet- en regelgeving mogen wij persoonsgegevens van bijzondere aard alleen gebruiken:

• als we daar een geldende reden voor hebben (zie hierboven: 'Hoe en waarom gebruiken wij je persoonsgegevens'), EN
• als een van de 'gronden' voor het gebruik van persoonsgegevens van bijzondere aard van toepassing is

Er zijn tien mogelijke gronden voor het gebruik van bijzondere categorieën persoonsgegevens onder de gegevensbeschermingswetgeving. Over het algemeen gebruiken we geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Echter, in het geval dat we dat wél doen, zullen we expliciete toestemming vragen om die specifieke persoonsgegevens te mogen verwerken.

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Wij delen je persoonsgegevens doorgaans met:

• Geaccrediteerde Insightspractitioners die zijn opgeleid om leeroplossingen te faciliteren voor deelnemers of gebruikers;
• Administratieve medewerkers die de organisatie ondersteunen bij het organiseren van Insights-events;
• Je werkgever of organisatie, bijv. berichtgeving over activiteiten waarin jouw naam en e-mailadres worden genoemd;
• Onze distributeurs en partners, zodat zij jou producten en diensten van Insights kunnen leveren;
• Dienstverleners die namens ons bepaalde diensten leveren. Als het gaat om (administratieve of logistieke) verwerking, zullen we er altijd voor zorgen dat we juiste contracten met die dienstverleners hebben en dat ze strikte verplichtingen hebben om onze instructies op te volgen en
• Andere externe partijen die nodig zijn om jouw instructies uit te voeren.

Leden van de Insights Group delen ook vaak persoonsgegevens met elkaar.

Een geaccrediteerde Insightspractitioner die een werknemer is bij jouw werkgever of organisatie noemen we een ‘Client Practitioner (CP)’. Een practitioner die een werknemer of consultant is bij een van onze partners of distributeurs, noemen we een ‘Licensed Practitioner (LP)’.

Wij beperken toegang tot Insights Online tot mensen voor wie dat noodzakelijk is. Bijvoorbeeld:

• als je een CP bent, zullen andere CP's binnen jouw organisatie kunnen zien dat jij ook CP bent;
• als je een LP bent, kunnen CP's van een organisatie aan wie jij diensten levert zien dat jij een geaccrediteerde LP bent die hun organisatie als klant heeft;
• IT- of Insightsmedewerkers krijgen uitsluitend toegang tot je persoonsgegevens daar waar dat noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van hun taken zoals die door ons zijn opgedragen. Deze medewerkers kunnen in dienst zijn van elk lid van de Insights Group.

Als gebruikers van Insights Online jouw persoonsgegevens verwerken, dan zorgt Insights ervoor dat er gepaste contracten zijn ondertekend die de bescherming van jouw persoonsgegevens waarborgen. We hebben ook Algemene voorwaarden en Algemene richtlijnen opgesteld voor alle geaccrediteerde Insightspractitioners en -medewerkers om ervoor te zorgen dat jouw gegevens correct en veilig worden behandeld.

Als we je persoonsgegevens delen met externe partijen, dan doen we dat conform de doeleinden die in deze verklaring zijn gedefinieerd. Als een externe partij door ons verstrekte persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruikt dan die in deze verklaring zijn gedefinieerd, dan is die externe partij een onafhankelijke gegevensbeheerder en is hij verplicht om daarvoor een rechtmatige grondslag te hebben. Die externe partij is dan als enige verantwoordelijk om jou te informeren over hoe en waarom hij jouw persoonsgegevens verwerkt. Bovendien moet de verwerkingsactiviteit staan beschreven in een privacyverklaring. We raden je aan om alle privacyverklaringen van externe partijen goed te lezen.

Waar worden jouw persoonsgegevens bewaard?

Informatie mag worden bewaard op de kantoren van ons en van onze regionale filialen, externe partijen, partners of distributeurs van Insights, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven.

Sommige van deze externe partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of de regio waar jij bent gevestigd.

Overdracht van jouw persoonsgegevens buiten de regio waar je bent gevestigd (internationale overdracht)

Om toegang te kunnen verlenen tot Insights Online, is het soms noodzakelijk om je persoonsgegevens te delen met personen buiten de regio waar jij bent gevestigd, bijv.:

• met onze kantoren en ander bedrijven binnen onze groep;
• met onze dienstverleners:
• met onze onze klanten;
• met onze onze partners en distributeurs;
• als je gevestigd bent buiten het VK of de EER, dragen we je persoonsgegevens over naar onze servers in de VK of de EER en daarna weer terug naar jouw regio; en
• als er sprake is van een internationale dimensie in de diensten die we aan jou leveren. 

Internationale overdracht van je gegevens is uitsluitend aan de orde als we daartoe een rechtmatige grondslag hebben binnen de daar geldende wet- en regelgeving.    

Overdracht buiten Canada

Als je bent gevestigd in Canada, mogen we jouw persoonsgegevens delen met onze regionale kantoren en externe partijen buiten Canada (nl. VK, EU, VS). Onze beleidsbepalingen en procedures garanderen te allen tijde een veilige bescherming van persoonlijke gegevens en we hebben overeenkomsten met de externe partijen die gelijkwaardige bescherming bieden bij de verwerking van persoonsgegevens door externe partijen buiten Canada. Je kunt een lijst opvragen van deze externe partijen met wie we persoonsgegevens delen buiten Canada, inclusief de relevante beschermingsmechanismen via: dpo@insights.com.

Waarom en hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Als wij een kopie van je persoonsgegevens bewaren, doen we dat met een van de volgende redenen:

• om te reageren op eventuele vragen, klachten of vorderingen die door of namens jou zijn ingediend;
• om aan te tonen dat we je op een correcte manier behandelen;
• om de wettelijk vereiste gegevens bij te houden;
• om jou als Insightspractitioner toegang te geven tot Insights Online. Immers, onze producten en/of diensten zijn bedoeld als onderdeel van een langlopend persoonlijk ontwikkeltraject. Je mag ons op elk moment vragen om je persoonlijke gegevens uit onze bestanden te verwijderen. Als je wilt dat we dat doen, stuur dan een e-mail naar info@insightsbenelux.com of clientservices@insights.com; en
• om je gegevens anoniem te maken voor-analyses.

We bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden. Na 7 jaar inactiviteit zullen de persoonsgegevens die we van jou hebben niet meer bewaren, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Als het niet meer noodzakelijk is om jouw persoonsgegevens te bewaren voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden, zullen we ze verwijderen of anonimiseren.

Meer informatie

Wil je meer informatie over gegevensoverdracht buiten het VK of de EER? Neem dan contact op met onze verantwoordelijke gegevensbescherming: dpo@insights.com.

Wat zijn jouw rechten?

Jij beschikt over de volgende rechten, waar je gratis gebruik van kunt maken:

Wil je meer informatie over je rechten, bijvoorbeeld de voorwaarden die daarvoor gelden? Neem dan contact met ons op. Je kunt ook meer hierover lezen (Engels) op Guidance from the UK Information Commissioner’s Office (ICO) on individuals’ rights under the General Data Protection Regulation.

Als je gebruik wilt maken van je rechten:

• stuur dan een e-mail naar onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming (onze ‘Data Protection Officer’): dpo@insights.com; en
• laat ons weten wat je wilt dat we doen en op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft.

Het is mogelijk dat we je vragen om je te identificeren en bewijs van je identiteit en adres te overleggen voordat we je eventuele informatie overhandigen.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We hebben adequate maatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan of onwettig worden gebruikt of geraadpleegd. Wij beperken de toegang tot je persoonsgegevens tot diegenen die een reële professionele reden daarvoor hebben. Personen die jouw informatie verwerken, zijn daartoe bevoegd en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

We hanteren ook procedures om vermoedelijke inbreuken op gegevensbeveiliging aan te pakken. Bij een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging zullen wij jou en alle betrokken toezichthouders op de hoogte brengen voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Heb je een klacht?

We hopen dat we al je vragen of bezwaren met betrekking tot het gebruik van je informatie kunnen beantwoorden of wegnemen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie, met name in de lidstaat van de Europese Unie (of Europese Economische Ruimte) waar je werkt, gewoonlijk woont of waar een vermeende inbreuk op de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden.  De toezichthoudende instantie in het Verenigd Koninkrijk is de Information Commissioner, bereikbaar op: https://ico.org.uk/concerns of telefonisch: +44 303 123 1113.

Als je niet in het Verenigd Koninkrijk gevestigd bent en een klacht wilt indienen bij je gegevensbeschermingsautoriteit over de manier waarop wij je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, vind je hier de contactgegevens voor instanties in de EER, Zwitserland, en bepaalde niet-Europese landen (waaronder de VS en Canada):

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring werd gepubliceerd op 21/12/2020 en voor het laatst bijgewerkt op 09/06/2021.

Wij kunnen deze verklaring zo nu en dan aanpassen. In dat geval uploaden we de bijgewerkte versie op deze site. We raden je dan ook van harte aan om, voordat je ons persoonlijke gegevens verstrekt, deze pagina regelmatig te checken (via versiebeheer). Zo ben en blijf je volledig op de hoogte van ons privacybeleid.

Wil je contact met ons opnemen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de gegevens die we van jou hebben? Neem dan contact op met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming.

Je kunt dit doen via reguliere post, e-mail of telefoon: