Colaboracion Intencional en el trabajo híbrido

Colaboración intencionada: 5 consejos para mejorar la colaboración en lugares de trabajo híbridos

La colaboración híbrida ha llegado como quien no quiere la cosa.

Entramos en Microsoft Teams para compartir otro archivo, hacemos videollamadas para comentar el proyecto que hemos añadido a un Excel compartido y planificamos la próxima reunión cara a cara porque para algunos es más fácil desarrollar ideas en persona.

Pero los detalles de colaborar en un lugar de trabajo híbrido, donde algunos empleados están a distancia, otros en la oficina y otros alternan entre un modo y otro, no es algo en lo que nos hayamos parado a pensar. Simplemente, fuimos “tirando” como pudimos durante la pandemia y hemos seguido así hasta adoptar una nueva rutina de trabajo híbrido.

«¿Dónde estaba guardado ese archivo compartido?».

Tendemos a seguir haciendo lo que nos ha funcionado hasta el momento para salir del paso… Hasta que deja de funcionar, claro.

Un informe de Gensler señala que el cambio al teletrabajo afectó a la colaboración, ya que hizo que el tiempo de interacción cayera del 43 % al 27 %. Y ahora, puesto que el trabajo híbrido ha llegado para quedarse, los equipos están intentando acostumbrarse a las diferentes prácticas de colaboración que ha adoptado cada persona.

Al analizar el asunto para nuestro último informe, La colaboración en lugares de trabajo híbridos [link], nos dimos cuenta de lo importante que es que tanto las organizaciones como los equipos lo hagan bien. La colaboración no se debe dejar al azar.

Para ayudar a tus equipos a prosperar en un lugar de trabajo híbrido, la colaboración intencionada debe ser el núcleo de tu estrategia.

¿Qué es la colaboración intencionada?

La colaboración intencionada consiste en apoyar a los equipos de manera proactiva, proporcionándoles las habilidades, herramientas y orientación adecuadas para mejorar conscientemente su forma de trabajar en equipo, compartir recursos, comunicarse y alcanzar sus objetivos comunes.

Si vamos más allá y la aplicamos a un lugar de trabajo híbrido, la colaboración intencionada puede ayudar a tus equipos a colaborar independientemente de su ubicación, los husos horarios y las preferencias de trabajo.

Es la diferencia entre dejar la colaboración al azar, sin saber por qué es desorganizada y confusa, y decidir actuar para mejorar la claridad y la colaboración en tu equipo.

La colaboración es un aspecto que toda organización, todo líder y toda persona debería tomarse el tiempo de considerar, planificar y priorizar para que los equipos florezcan en este panorama laboral cambiante.

«Los entornos de trabajo híbrido ofrecen a los empleados nuevas formas de colaborar de manera productiva, pero los líderes deben crear esas oportunidades de manera intencionada». — Gartner

5 consejos para mejorar la colaboración en lugares de trabajo híbridos

Para colaborar de manera más intencionada en tu organización, ten en cuenta estas cinco áreas:

1. Entender de verdad qué es la colaboración

Al investigar sobre la colaboración, vimos que la interpretación más habitual de trabajar juntos es un concepto simplificado y diluido que carece de los elementos clave que conforman la colaboración de verdad. Presuponer que todos los tipos de trabajo conjunto son iguales implica pasar por alto cualidades importantes como el respeto mutuo, el conocimiento mutuo o la asunción conjunta de riesgos y responsabilidades. Todas ellas son esenciales para que los equipos colaboren de manera eficaz.

En el informe lo vemos más detalladamente, pero creemos que mejorar la colaboración en los lugares de trabajo híbridos pasa por entender todos los factores que influyen en cómo colaboran las personas. *Ojo: esto tiene menos que ver de lo que crees con las herramientas y la tecnología.*

2. Evalúa la colaboración híbrida de tu equipo

Una vez que entiendes los distintos elementos necesarios para una colaboración eficaz, es importante evaluar  en qué medida los aplica tu equipo. ¿Qué está funcionando? ¿Qué falta? ¿Cómo se sienten al respecto?

La colaboración híbrida puede ser especialmente complicada para equipos diseminados que trabajan en distintos emplazamientos, husos horarios o con regímenes laborales diferentes, por lo que es importante ver cómo le funciona a cada persona. Haz una encuesta, habla con tus empleados y reúnanse en equipo para comentar las ventajas y desventajas de la colaboración híbrida. Para poder mejorar la colaboración en equipo de forma intencionada, tienes que saber en qué punto están.

3. Centrarse en las relaciones del equipo

También descubrimos que la verdadera esencia de la colaboración en equipo y lo que hace que funcione no son las herramientas o la tecnología que tengas. ¡Son las personas!

Aunque lo fácil es centrarse en los procesos o las herramientas que necesita el equipo, la colaboración eficaz depende de las relaciones humanas y las habilidades necesarias para establecer conexiones entre empleados. Céntrate en generar confianza, empatía, conocimiento tanto de uno mismo como de los demás, y crea oportunidades para la interacción. Los equipos suelen tener una mezcla estupenda de personalidades y preferencias, por lo que, para mejorar la colaboración, es fundamental ayudar a los empleados a entender y valorar esas diferencias.

4. Utilizar un modelo holístico para mejorar la eficacia del equipo

Si ni siquiera sabes por dónde empezar con las relaciones del equipo, una buena idea es utilizar un modelo de equipo que incorpore factores vitales para su desempeño y crear una buena dinámica.

Nuestro modelo de eficacia del equipo explora los factores de éxito del equipo de manera holística incorporando un conjunto de características que hacen que el equipo sea eficaz y colaborativo. Puedes utilizar un modelo como este en tu equipo para ayudarles a reflexionar sobre qué aspectos les van bien y cuáles pueden estar suponiendo un problema. Una vez que sepas qué áreas causan dificultades, puedes planificar una estrategia en equipo para abordarlas y mejorarlas.

5. Define las prácticas de colaboración híbrida

Actuar de forma intencionada significa no dejar la colaboración híbrida al azar. En lugar de esperar a que los equipos se organicen por sí solos, reúnelos y acuerden un conjunto de pautas para que todos estén al tanto del cómo, el qué y el dónde de la colaboración híbrida.

Puedes utilizar algo como un estatuto de equipo o redactar tu propio acuerdo grupal sobre cómo van a comunicaros, hacer llamadas, compartir archivos, registrar tareas, etc. La clave aquí es considerar también la colaboración asincrónica, que permitirá a todo el equipo trabajar en conjunto con eficacia independientemente de su ubicación, régimen laboral o huso horario.

Para saber más sobre lo que descubrió nuestro equipo de investigación al analizar el futuro de la colaboración y conocer las tendencias clave para los equipos híbridos, descarga gratis el informe completo aquí.

«Las personas son caóticas, complicadas e impredecibles, por lo que puede parecer que lo más fácil es crear procesos ordenados o comprar herramientas nuevas para mejorar la colaboración. Pero, si queremos que sea excepcional, debemos mejorar la relación entre las personas». — Psychology Today